Teilnahme an Ausschreibungsverfahren

In der Bundesrepublik Deutschland werden jährlich öffentliche Aufträge im Wert von rund 500 Milliarden Euro vergeben. Wollen Unternehmen sich für diese Aufträge bewerben, müssen sie gesetzlich vorgeschriebene Anforderungen erfüllen wie zum Beispiel einen Nachweis der Gewerbeanmeldung. Die Bekanntmachung einer öffentlichen Ausschreibung erfolgt beispielsweise in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder auf Internetportalen.
Auf dem Weg von der Angebotsrecherche bis zur Zuschlagserteilung kommen Unternehmen insbesondere bei der Beschaffung von Eignungsnachweisen mit mehreren Behörden in Kontakt.

Beratung
Auftragsrecherche
Vorbereitung der Angebotsabgabe
Abgabe eines Angebots mit Präqualifizierung
Abgabe eines Angebots ohne Präqualifizierung
Zuschlag
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Beratung

Die Auftragsberatungs­stellen in Deutschland (ABST) bieten Beratung und Infor­mationen zu den Grundlagen des öffentlichen Auftrags­wesens an. Die jeweiligen Auftragsberatungs­stellen in den Bundes­ländern sind überwiegend als gemeinsame Einricht­ungen der Industrie- und Handelskammern und der Handwerks­kammern organisiert. Ein länder­spezifisches Service­angebot kann über die Start­seite der Auftragsberatungs­stellen in Deutschland ausgewählt werden.

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Auftragsrecherche

Für interessierte Unternehmen veröffentlicht der Bund seine Ausschreibungen im Internet auf der Seite Service Bund. Dort können Unternehmen nach spezifischen Ausschreibungen, wie zum Beispiel im Bereich der Dienst- und Lieferleistungen, der Bauleistungen oder der Informationstechnik recherchieren.
Die EU-weite Bekanntmachung von Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte erfolgt im Internet durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. EU-Schwellenwerte bezeichnen bestimmte Auftragswerte, ab denen öffentliche Auftraggeber Leistungen europaweit ausschreiben müssen. Beispielsweise sind Bauaufträge, die einen Wert von 5.382.000 EUR überschreiten, ab 2022 europaweit auszuschreiben.
Zudem wickeln immer mehr Vergabestellen Ausschreibungen elektronisch ab und fordern elektronische Angebote von den Unternehmen. So stellt beispielsweise das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und für Heimat eine e-Vergabe-Plattform zur Abwicklung von Vergabeverfahren zur Verfügung. Die Anforderung der Vergabeunterlagen, Bearbeitung und Angebotsabgabe kann vollständig über diese Plattform erfolgen. Zudem können Unternehmen dort mit Hilfe der Ausschreibungssuche entsprechende Angebote finden.

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Vorbereitung der Angebotsabgabe

Zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen müssen interessierte Unter­nehmen im Rahmen ihrer Angebots­abgabe verschiedene Nachweise und Angaben zusammenzustellen. Damit soll die Zuver­lässigkeit und Leistungs­fähigkeit des Unternehmens belegt und Ausschluss­gründe wie zum Beispiel Sozialbetrug und Umwelt­delikte zum Tragen kommen. Bei jeder Teilnahme an einem Ausschreibungs­verfahren müssen Nachweise und Eigenerklärungen zusammengestellt und an die jeweiligen Vergabe­stellen übermittelt werden. Verfügt das Unternehmen dagegen über ein gültiges Präqualifizierungs­zertifikat ist nur dieses mit dem Angebot bei der Vergabe­stelle einzureichen.

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Abgabe eines Angebots mit Präqualifizierung

Um das Verfahren zur Abgabe eines Angebots zu vereinfachen, wurde für Unternehmen die Möglichkeit geschaffen sich präqualifizieren zu lassen. Die Präqualifizierung ist eine vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung und Zertifizierung von Eignungsnachweisen. Abhängig von der wirtschaftlichen Ausrichtung der Unternehmen wird unterschieden zwischen einer Präqualifizierung für Unternehmen im Liefer-und Dienstleistungsbereich und einer Präqualifizierung für Unternehmen im Baugewerbe.

Präqualifizierung für Unternehmen im Liefer- und Dienstleistungsbereich

Das Präqualifikations­verfahren ist dezentral nach Bundesländern organisiert. Die Präqualifizierung nehmen Industrie- und Handelskammern oder die von ihnen getragenen Auftrags­beratungs­stellen vor (PQ-Stelle). Nach Abschluss einer erfolgreichen beantragten Präqualifizierung werden die Unternehmen im Liefer- und Dienstleistungsbereich von den Präqualifizierungsstellen in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) aufgenommen.

Zur Präqualifizierung reichen Unternehmen grundsätzlich einmal im Jahr bei der Präqualifizierungsstelle, die für ihren (Haupt-) Betriebssitz zuständig ist, die vorgesehenen Dokumente aus der Liste der beizubringenden Nachweise zur Vorprüfung ein. Über die Internetseite des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) kann der Antrag zur Präqualifizierung online bei den dezentral zuständigen Präqualifizierungsstellen gestellt werden. Nach erfolgreicher Prüfung durch die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) kann das Unternehmen in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) aufgenommen werden. Damit sind die bei Ausschreibungen geforderten Nachweise hinterlegt und das Unternehmen muss bei einer Angebotsabgabe nur noch seinen individuellen Zugangscode angeben oder das Zertifikat als Kopie beifügen. Die Gültigkeit der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) beträgt ein Jahr. Kurz vor Ablauf der Zeit wird das Unternehmen in der Regel von der Präqualifizierungsstelle darüber informiert und hat die Möglichkeit, durch erneutes Einreichen der erforderlichen Nachweise die Gültigkeit um ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Kosten dieses Verfahrens haben die Unternehmen zu tragen. Die Kosten unterscheiden sich regional und sind online beim DIHK ersichtlich. Zudem dürfen Unternehmen, die im amtlichen Verzeichnis eingetragen sind, mit dem Logo AVPQ für Amtliches Verzeichnis Präqualifizierter Unternehmen, auf ihre Eintragung hinweisen.

Für den Präqualifizierungs­antrag müssen gemäß der Liste der beizubringenden Nachweise zunächst spezifische Eigen­erklärungen verfasst und Nachweise von Behörden oder Registerauszüge eingereicht werden.

Jeweils abhängig von der Unternehmensform sind unterschiedliche Eignungsnachweise erforderlich.
Unter anderem ist eine Eignung mit mehreren Nachweisen und Eigenerklärungen zu belegen.
Dafür sind die folgenden Behörden zu kontaktieren:

Finanzamt: Beim örtlich zuständigen Finanzamt ist eine Bescheinigung in Steuersachen einzuholen. Sie bescheinigt dem Unternehmen, dass es keine Steuerrückstände beim Finanzamt hat und dass es seinen steuerlichen Erklärungs­pflichten nachgekommen ist.

Gewerbeamt: Beim Gewerbeamt ist ein Nachweis über die Gewerbe­anmeldung/ -ummeldung und je nach Erlaubnis­notwendigkeit eine Gewerbe­erlaubnis einzuholen.

Krankenkasse: Bei der Krankenkasse ist eine sogenannte Unbedenklichkeitsbescheinigung über die regelmäßig an die Krankenkasse abgeführten Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung einzuholen. In dieser Bescheinigung erklärt die Krankenkasse, dass das Unternehmen als Arbeitgeber geführt wird und seiner Pflicht zur Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge nachgekommen ist.

Unfallversicherungsträgerträger: Beim Unfall­versicherungs­träger, in der Regel bei der Berufs­genossenschaft, ist außerdem die Ausstellung einer Unbedenklichkeits­bescheinigung zu beantragen, welche bescheinigt, dass das Unternehmen seinen Zahlungs­verpflichtungen nachgekommen ist. Mit dieser Bescheinigung können die Unternehmen nachweisen, dass sie der entsprechenden Berufsgenossenschaft angehören und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung gezahlt wurden.

Zuständige Kammer: Von der zuständigen Kammer ist ein Nachweis der Kammer­zugehörigkeit einzuholen. Dabei handelt es sich, abhängig vom jeweiligen Betätigungsfeld des Unternehmens, entweder um den Nachweis über den Eintrag in die Handwerksrolle bei der zuständigen Handwerks­kammer oder den Nachweis über die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer.

Registergericht / Amtsgericht: Ein Auszug aus dem Handelsregister kann beim Registergericht bzw. dem für den Unternehmensstandort zuständigen Amtsgericht beantragt werden. Zudem können alle derzeit gültigen Eintragungen im Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister sowie die Vereinsregister aller Bundesländer online über das Gemeinsame Registerportal der Länder gebührenpflichtig nachgewiesen werden. Im Handelsregister sind zum Beispiel der Name des Unternehmens, der Name der Geschäftsführung, der Sitz, die Niederlassungen und die Zweigniederlassungen mit Angabe der jeweiligen Anschrift eingetragen.

Gemeinde-/Stadtverwaltung: Mit einem Auszug aus dem Gewerbezentralregister kann der Nachweis erbracht werden, dass nicht gegen gewerberechtliche Bestimmungen verstoßen wurde und keine rechtskräftigen Bußgeldentscheidungen wegen gewerberechtlicher Verstöße vorliegen. Zuständige Stelle ist die Gemeinde-/ Stadtverwaltung des Unternehmenssitzes. Zudem können die Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister über das Online-Portal des Bundesamtes für Justiz beantragt werden. Hierzu wird ein Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion sowie ein Kartenlesegerät benötigt.

Präqualifizierung für Unternehmen im Baugewerbe

Durch den „Verein für die Präqualifizierung von Bauunternehmen e. V.“ (PQ-Verein) wurden insgesamt sechs Präqualifizierungs­stellen bestimmt, bei denen Bauunter­nehmen Anträge zur Präquali­fizierung stellen können. Die Präquali­fizierung erfolgt an Hand der Leitlinien für die Durchführung eines Präqualifizierungs­verfahrens, die vom Bundes­ministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz verfasst wurde. Nach erfolgreicher Präquali­fizierung erhält das Unternehmen eine Registrierungs­nummer und wird in die Liste des PQ-Vereins aufgenommen. Danach können der Name des Unternehmens und die präqualifizierten Leistungs­bereiche online abgerufen werden. Die Kosten für die Präqualifizierung variieren und werden von den PQ-Stellen selbst bestimmt. In der Regel informieren die Präqualifizierungs­stellen die Unternehmen über den Ablauf der Gültigkeit der jeweiligen Nachweise und fordern auf, die betreffenden Nachweise zu aktualisieren.

Für die Präquali­fizierung sind gemäß der Leitlinie für die Durchführung eines Präqualifizierungs­verfahrens spezifische Eigen­erklärungen sowie Nachweise von Behörden einzureichen. Mit einer Eigen­erklärung versichert das Unternehmen u.a. das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (wie zum Beispiel die Erklärung, dass kein Insolvenzverfahren eröffnet wurde), die Erfüllung der Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers sowie die geforderten Nachweise jederzeit vorlegen zu können. Die Präqualifikation entspricht einer Zertifizierung mit dem Unterschied, dass die Gültigkeit nicht durch ein Zertifikat, sondern durch den aktuell gültigen Eintrag in das Verzeichnis PQ-VOB bestätigt ist.

Unter anderem ist eine Eignung mit den folgenden behördlichen Nachweisen zu belegen.

Gewerbeamt: Beim Gewerbeamt ist ein Nachweis über die Gewerbean /-ummeldung einzuholen.

Amtsgericht: Beim Amtsgericht ist ein Auszug aus dem Handelsregister, mit dem die Eintragung in das Handelsregister nachgewiesen werden kann, einzuholen.

IHK / HWK: Bei der für den Firmensitz zuständigen Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer ist der Nachweis über die Eintragung in das Berufsregister einzuholen.

Sozialkassen der Bauwirtschaft: Bei den Sozialkassen der Bauwirtschaft (SOKA-Bau) und den Berufsgenossenschaften ist eine Unbedenklichkeits­bescheinigung über die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge einzuholen.

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Abgabe eines Angebots ohne Präqualifizierung

Entscheidet sich ein Unternehmen dazu am Ausschreibungsverfahren teilzunehmen, ist der weitere Ablauf vom Vorhandensein einer Präqualifizierung abhängig. Verfügt das Unternehmen nicht über eine Präqualifizierung, sind die in der Auftragsbekanntmachung genannten einzelnen Nachweise dem Angebot für die Vergabestelle beizufügen. Dies können grundsätzlich die gleichen Nachweise wie bei der Präqualifizierung sein. Für die Zusammenstellung der in der Auftragsbekanntmachung genannten Nachweise müssen spezifische Eigenerklärungen verfasst und verschiedene Behörden kontaktiert werden. Insbesondere die Angebote zu Ausschreibungen des Bundes im Unterschwellenbereich können über die Internetseite des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern vollständig elektronisch abgewickelt werden.

Unternehmen im Liefer- und Dienstleistungsbereich ohne Präqualifizierung

Unternehmen im Liefer- und Dienst­leistungs­bereich ohne Präqualifizierung müssen ihre Eignung je nach Anforderungsprofil der Auftrags­bekannt­machung mit behördlichen Nachweisen belegen.

Dazu kann es erforderlich sein, die nachfolgenden Behörden zu kontaktieren:

Finanzamt: Beim Finanzamt ist eine Bescheinigung in Steuersachen einzuholen. Sie bescheinigt dem Unternehmen, dass es keine Steuerrückstände beim Finanzamt hat und es seinen steuerlichen Erklärungs­pflichten nachgekommen ist.

Bundesamt für Justiz: Beim Bundesamt für Justiz kann online ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister beantragt werden. Zudem kann der Antrag auch an das örtlich zuständige Gewerbeamt bzw. Bürgeramt gestellt werden. Mit dem Auszug aus dem Gewerberegister kann nachgewiesen werden, dass keine Eintragungen zu entzogenen Erlaubnissen, Bußgeld-entscheidungen, strafgerichtlichen Verurteilungen und Ähnlichem vorhanden sind.

Gewerbeamt: Beim Gewerbeamt ist ein Nachweis über die Gewerbe­anmeldung und je nach Notwendigkeit eine Gewerbeerlaubnis einzuholen.

Krankenkasse: Bei der Krankenkasse ist eine sogenannte Un­bedenk­lichkeits­be­scheini­gung über die regelmäßig an die Krankenkasse abgeführten Beiträge zur gesetzlichen Sozial­versicherung einzuholen.

Unfallversicherungsträger: Beim Unfall­versicherungs­träger, in der Regel bei der Berufs­genossenschaft, ist außerdem die Ausstellung einer Unbedenklichkeits­bescheinigung zu beantragen. Mit dieser Bescheinigung können die Unternehmen nachweisen, dass sie der entsprechenden Berufsgenossenschaft angehören und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung gezahlt wurden.

Zuständige Kammer: Von der zuständigen Kammer ist ein Nachweis der Kammer­zugehörigkeit einzuholen. Dabei handelt es sich, abhängig vom jeweiligen Betätigungsfeld des Unternehmens, entweder um den Nachweis über den Eintrag in die Handwerksrolle bei der zuständigen Handwerkskammer oder den Nachweis über die Mitgliedschaft in der Industrie-und Handelskammer bei der zuständigen Industrie und Handelskammer.

Register-/Amtsgericht: Ein Auszug aus dem Handelsregister kann beim Registergericht bzw. dem Amtsgericht, das für den Unternehmensstandort zuständig ist, beantragt werden. Zudem können alle derzeit gültigen Eintragungen im Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister sowie die Vereinsregister aller Bundesländer online über das Gemeinsame Registerportal der Länder gebührenpflichtig von den Unternehmen abgerufen werden. Im Handelsregister sind zum Beispiel der Name des Unternehmens, der Name der Geschäftsführung, der Sitz, die Niederlassungen und die Zweigniederlassungen mit Angabe der jeweiligen Anschrift eingetragen.

Gemeinde-/Stadtverwaltung: Mit einem Auszug aus dem Gewerbezentralregister kann der Nachweis erbracht werden, dass nicht gegen gewerberechtliche Bestimmungen verstoßen wurde und keine rechtskräftigen Bußgeldentscheidungen wegen gewerberechtlicher Verstöße vorliegen. Zuständige Stelle ist die Gemeinde-/ Stadtverwaltung des Wohnorts beziehungsweise des Unternehmenssitzes. Zudem können die Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister über das Online-Portal des Bundesamtes für Justiz beantragt werden. Hierzu wird ein Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion sowie ein Kartenlesegerät benötigt.

Unternehmen im Baugewerbe ohne Präqualifizierung

Unternehmen im Baugewerbe ohne Präqualifizierung müssen ihre Eignung je nach Anforderungs­profil der Auftrags­bekannt­machung mit spezifischen Eigenerklärungen und behördlichen Nachweisen belegen.
Dazu kann es erforderlich sein, die nachfolgenden Behörden zu kontaktieren:

Gewerbeamt: Beim Gewerbeamt ist ein Nachweis über die Gewerbean /-ummeldung einzuholen.

Amtsgericht: Beim Amtsgericht ist ein Auszug aus dem Handelsregister einzuholen, mit dem die Eintragung in das Handelsregister nachgewiesen werden kann.

IHK / HWK: Bei der für den Firmensitz zuständigen Industrie- und Handelskammern bzw. Handwerkskammern ist der Nachweis über die Eintragung in das Berufsregister einzuholen.

Sozialkassen / Berufsgenossenschaften: Bei den Sozialkassen der Bauwirtschaft (SOKA-Bau) und den Berufsgenossenschaften ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung über die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge einzuholen.

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Zuschlag

Nach Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Vergabestelle alle eingegangenen Angebote nach den festgelegten Bewertungskriterien zu sichten. Mit dem Zuschlag wird das Angebot des ausgewählten Bieters angenommen.

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