Steuern und Finanzen

In Deutschland müssen Unter­nehmen zahlreiche Steuer­zahlungen leisten, beispiels­weise für ihren Umsatz, den Verbrauch von Energie­erzeugnissen oder die Entlohnung der Beschäftigten. Die Steuern sind entweder vom Unter­nehmen selbst zu tragen oder stell­vertretend z. B. für die Beschäftigten abzuführen. Einige Steuern wie die Verbrauchsteuern fließen dem Bund zu, während die Einkommen­steuer, die Körper­schaft­steuer und die Umsatzsteuer auf den Bund und die Länder aufgeteilt werden. Den Gemeinden stehen grundsätzlich das Gewerbe­steuer­aufkommen sowie ein Anteil an der Einkommen­steuer und der Umsatzsteuer zu. Weitere Unterschiede ergeben sich aus der Rechtsform und dem Tätigkeits­schwerpunkt des Unter­nehmens. Weiterhin können Unternehmen in gewissen Bereichen Steuer­erleichterungen und -befreiungen beantragen. Die Einhaltungen der Bestimmungen und die Richtigkeit der Angaben werden hierbei durch das Finanzamt oder die Hauptzoll­ämter kontrolliert.

Steuerarten und ihre Besonderheiten
Finanzlage dokumentieren
Aufbewahrungspflichten
Betriebs- bzw. Außenprüfungen
Beratungen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle
Auskunft für statistische Zwecke
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Steuerarten und ihre Besonderheiten

Einkommensteuer

1. Einkommensteuererklärung
Grundsätzlich gilt die Einkommen­steuerpflicht für jede natürliche Person (Unternehmerin oder Unternehmer), die Einkommen erwirtschaftet. Maßgebend für den Betrag der Steuerschuld ist die Höhe des Gewinns, der im Geschäftsjahr erreicht wird. Das Finanzamt legt zu Jahresbeginn viertel­jährlich zu leistende Abschlags­zahlungen fest, die der Unternehmer bzw. die Unternehmerin entsprechend überweisen muss. Die tatsächliche Einkommen­steuer wird nach Ablauf des Kalender­jahres fällig, über die beim Finanzamt einzureichende Steuererklärung ermittelt und mit den erfolgten Voraus­zahlungen verrechnet. Für die Abgabe der Einkommen­steuer­erklärung sind bestimmte Fristen einzuhalten. Je nachdem, ob die Steuererklärung durch die steuerpflichtige Person selbst oder einen Steuerberater durchgeführt wird, können sich unterschiedliche Abgabefristen ergeben.

Je nach Rechts- oder Unternehmensform und daraus resultierender Art der durchgeführten Buchführung kann die Übermittlung der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Einnahmen­überschuss­rechnung erforderlich sein. Die Steuerdaten müssen auf elektronischem Weg nach amtlicher Vorschrift an das Finanzamt übermittelt werden, z.B. über ELSTER. Mit einem „Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten“ kann von der elektronischen Übermittlung abgewichen werden.

2. Feststellungserklärung
Ist das Betriebs­finanzamt nicht für die Einkommens­besteuerung zuständig bzw. befindet sich der Sitz einer Einzel­unternehmung nicht im Einzugsbereich des für die Unternehmerin bzw. den Unternehmer zuständigen Betriebs­finanzamtes, so muss zur Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens eine Feststellungs­erklärung erstellt werden. Bei Gesellschafterinnen und Gesellschaftern einer Personen­gesellschaft dient die Feststellungs­erklärung dazu, dass die Einkünfte für alle Beteiligten gesondert ermittelt werden und der gleiche steuerliche Sachverhalt einheitlich festgestellt wird. Die Erklärung dient in beiden Fällen als Grundlage zur Berechnung der Einkommensteuer.

Umsatzsteuer

1. Steuerpflicht und Steuerbefreiung
Grundsätzlich sind all diejenigen Unternehmen steuerpflichtig, die mit ihren Produkten Umsatz erwirtschaften. Das Umsatz­steuergesetz benennt jedoch auch Lieferungen und Leistungen, die nicht umsatz­steuer­pflichtig sind. Dies gilt zum Beispiel für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt oder Ärztin, Heilpraktiker oder Heilpraktikerin, in der Physiotherapie oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden.

Die Umsatzsteuer wird dem Leistungs­empfänger in Rechnung gestellt und ist entsprechend auszuweisen. So sind sowohl der Umsatz­steuersatz (Allgemeiner Satz 19 Prozent, in einigen Bereichen wie Lebensmittel, Bücher oder Hotel­übernachtungen 7 Prozent) als auch die Höhe des Steuerbetrags wichtige Angaben auf der Rechnung. Gilt für die in Anspruch genommene Lieferung bzw. sonstige Leistung eine Steuerbefreiung, so ist dies auf der Rechnung ebenfalls kenntlich zu machen.

Der für Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellte Steuerbetrag bzw. die an Vorunternehmen beim Kauf entrichtete Umsatzsteuer wird als Vorsteuer bezeichnet. Diese kann gegenüber dem Finanzamt mit der Umsatz­steuerschuld als Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatz­steuer­voranmeldung verrechnet werden. Dies hat zur Folge, dass jedes Unternehmen die jeweils in Anspruch genommenen und selbst erbrachten Leistungen zum Abzug bringen kann, sodass nur der eigens erbrachte Mehrwert einer eigentlichen Steuerschuld unterliegt.

2. Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung
Die Umsatz­steuer­voranmeldung wird von Unternehmen monatlich oder quartalsweise beim Finanzamt eingereicht und dient der Meldung der Umsatz­steuer­einnahmen. Die gezahlte Vorsteuer ist ebenfalls anzugeben. Die Zahllast errechnet sich aus Umsatzsteuer- und Vorsteuer­volumen und ist an das Finanzamt abzuführen.

Zusätzlich muss das Unternehmen nach Ablauf des Kalenderjahres eine Umsatz­steuer­erklärung einreichen. Nachdem die Steuererklärung durch das Finanzamt geprüft wurde, kann ein Steuerbescheid erfolgen. Aus dem Steuerbescheid ergibt sich die Höhe der tatsächlichen Steuerlast des Geschäftsjahres, was entweder zu einer Rückerstattung oder Nachzahlung führen kann.

Die Umsatz­steuer­voranmeldung und die Umsatz­steuer­erklärung werden auf elektroni­schem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt.

3. Kleinunternehmerregelung
Beläuft sich der Umsatz des Unternehmens im Gründungs- bzw. Vorjahr auf höchstens 22 000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich auf maximal 50 000 Euro, kann es sich als Klein­unternehmen einstufen und somit von der Umsatz­steuer­pflicht befreien lassen. In diesem Fall muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt und ebenfalls keine Umsatz­steuer­voranmeldung durchgeführt werden. Ein Vorsteuerabzug ist dann aber ebenfalls nicht möglich. Neu gegründete Unternehmen können dem Finanzamt die Teilnahme an der Klein­unternehmer­regelung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitteilen. Um in den Folgejahren von der Klein­unternehmer­regelung profitieren zu können, genügt im Regelfall ein formloses Schreiben an das Finanzamt.

4. Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen
Gewerbetreibende bekommen in der Regel mit Anmeldung ihres Gewerbes einen Frage­bogen zur steuerlichen Erfassung, mit dem ebenfalls die Umsatz­steuer­identifikations­nummer beantragt werden kann. Freiberuflich Tätige oder Klein­unternehmen müssen sich gegebenenfalls selbstständig bei ihrer zuständigen Behörde melden und eine Steuernummer beantragen. Betreibt das Unternehmen Handel innerhalb der Europäischen Union, wird eine Umsatz­steuer­identifikations­nummer benötigt. Diese kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden.

Die Umsatzsteuer­identifikations­nummer ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der Europäischen Union im umsatzsteuerlichen Sinne und dient der korrekten Anwendung von umsatzsteuerlichen Regelungen im europäischen Binnenmarkt. Sie wird von jedem Unternehmen benötigt, das innerhalb des Gebiets der Europäischen Union am Waren- und Dienstleistungs­verkehr teilnimmt.

Körperschaftsteuer

Juristische Personen wie zum Beispiel Kapital­gesellschaften sind körperschaft­steuerpflichtig. Besteuerungs­grundlage ist das Einkommen, das die Körperschaft in einem Kalenderjahr bezogen oder erwirtschaftet hat. Die Gewinn­ermittlung erfolgt nach den Vorschriften des Einkommensteuer- und Körperschaft­steuergesetzes.

Von der Steuer befreit sind unter anderem soziale oder gemeinnützig agierende Vereinigungen sowie im Körperschaft­steuergesetz genannte Unternehmen des Bundes. Der aktuelle Steuersatz liegt bei 15 Prozent, er muss quartalsweise an das zuständige Finanzamt vorausgezahlt werden. Nach Ende des Geschäftsjahres reicht das Unternehmen eine Körperschaft­steuererklärung beim Finanzamt ein, welches die tatsächliche Steuerlast ermittelt und mit den Vorauszahlungen verrechnet.

Gewerbesteuer

1. Gewerbesteuererklärung
Gewerbebetriebe aus Industrie, Handel, Handwerk und Dienstleistungen unterliegen der Gewerbesteuerpflicht. Von dieser Regelung ausgenommen sind natürliche Personen sowie Personen­gesellschaften unter der Freibetragsgrenze. Das jeweilige Finanzamt stellt den Gewerbe­steuer­messbetrag für jeden Betrieb fest, erstellt den sogenannten Steuer­mess­bescheid und leitet diesen an die entsprechende Kommunal­verwaltung weiter. Diese berechnet nun unter Anwendung des Hebesatzes die Gewerbesteuer und sendet den Steuerbescheid an die Steuerpflichtigen, die die Steuer in der Regel vierteljährlich an die Kommune abführen. Zum Jahresabschluss müssen die Gewerbetreibenden zudem eine Gewerbesteuer­erklärung beim Finanzamt einreichen.

2. Vereinbarung von Zerlegungsmaßstäben
Verfügt ein Gewerbebetrieb über mehrere Standorte in verschiedenen Gemeinden, wird der Steuermessbetrag durch das zuständige Finanzamt zerlegt und über einen sogenannten Zerlegungs­bescheid auf die hebeberechtigten Gemeinden verteilt. Laut Gewerbe­steuer­gesetz ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, dass die an der Zerlegung Beteiligten, das heißt Gemeinden und Gewerbebetrieb, einen eigenen Zerlegungs­maßstab vereinbaren. Einigen sich die Gemeinden mit dem Steuerschuldner über die Zerlegung, so wird der Steuer­messbetrag nach Maßgabe der Einigung zerlegt.

Lohnsteuer

Beschäftigt das Unternehmen Arbeit­nehmerinnen und Arbeitnehmer, muss Lohnsteuer abgeführt werden. Die Lohnsteuer­anmeldung erfolgt mit Ausnahme von Härtefällen elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck. Die damit einhergehende Zahlung der Lohnsteuer wird im Regelfall monatlich beim zuständigen Finanzamt durchgeführt.

Damit die Lohnsteuer vom Arbeitnehmer­gehalt einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden kann, werden einige Informationen über die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer benötigt, wie z.B. die Steuerklasse, ggf. zu berücksichtigende Freibeträge und die evtl. Zugehörigkeit zu einer Religions­gemeinschaft. Diese Informationen werden auch als Lohnsteuer­abzugsmerkmale bezeichnet und dem Arbeitgeber vom Finanzamt elektronisch zur Verfügung gestellt.

Zum Jahresende ist der Arbeitgeber bei mehr als zehn Beschäftigten zusätzlich dazu verpflichtet, einen Lohnsteuer­jahresausgleich durchzuführen, um die über das Jahr getätigten Lohnsteuer­abzüge zu verrechnen.

Verbrauchsteuer

1. Anmeldung und Abfuhr von Verbrauchsteuern
Der Bund erhebt Steuern auf verbrauchs­fähige Güter des täglichen Bedarfs, zum Beispiel Genussmittel oder Energie­erzeugnisse wie chemisch modifizierte Öle, Kraftstoffe, Gase oder andere Stoffe, die Steuer­gegenstände nach dem Energie­steuer­gesetz sind. Wenn diese Güter hergestellt, zur weiteren Verwendung oder zum Verbrauch aus dem sogenannten Steuerlager entnommen werden, muss ihr Steuerbetrag vom Hersteller bzw. Unternehmen direkt bei dem entsprechenden Hauptzollamt über einen amtlichen Vordruck angemeldet und abgeführt werden. Zuständig ist grundsätzlich das Hauptzollamt, in dessen Bezirk der Steuer­schuldner oder die Steuer­schuldnerin den Geschäfts- bzw. Wohnsitz hat.

2. Steuerbefreiungen und -entlastungen

Genussmittel
Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Verwendung bzw. der Verbrauch von Alkohol­erzeugnissen, Bier, Schaumwein, Zwischen­erzeugnissen, Kaffee und Tabakwaren steuerfrei, wie zum Beispiel die Entnahme bzw. Herstellung als Probe oder für amtliche Untersuchungen. Darüber hinaus wird auf Antrag Steuerentlastung bereits gezahlter Verbrauchsteuer gewährt, wenn die erzeugten Waren zu gewerblichen Zwecken in einen anderen EU-Mitgliedstaat überführt werden.

Die steuerfreie gewerbliche Verwendung von verbrauch­steuerpflichtigen Produkten bedarf einer Erlaubnis durch das zuständige Hauptzollamt. Hierzu zählt beispielsweise die Herstellung von Arzneimitteln mit Alkohol­erzeugnissen durch Apothekerinnen und Apotheker.

Der Antrag auf steuerfreie Verwendung zu gewerblichen Zwecken kann die Vorlage eines aktuellen Registerauszugs, einer Kopie der Gewerbe­anmeldung oder des Gesellschafter­vertrags sowie eines Betriebsplans oder einer Betriebserklärung über den genauen Zweck und die Art und Weise der Verwendung notwendig machen. Handelt es sich um die Herstellung von Arzneimitteln mit Alkoholerzeugnissen durch Apothekerinnen und Apotheker, so muss eine Kopie der arzneimittel­rechtlichen Herstellungs- oder Betriebserlaubnis vorgelegt werden.

Energie und Strom
Betriebe im Energiesektor haben die Möglichkeit, eine Steuerbegünstigung oder auch -befreiung zu beantragen. Strom ist beispielsweise von der Steuer befreit, wenn er aus erneuerbaren Energieträgern erzeugt und vom Betreiber der Anlage am Ort der Erzeugung entnommen wird. Darüber hinaus können energie­produzierende Betriebe entnommenen Strom steuerfrei für die Herstellung von Strom verwenden. Auch energieintensiv produzierende Unternehmen im Verkehrsbereich, wie in der Luft- und Schifffahrt sowie im öffentlichen Personen­nahverkehr, können Steuerbefreiung bzw. Steuerentlastung beantragen.

Um die Vergünstigungen zu erlangen, ist ein schriftlicher Antrag beim zuständigen Hauptzollamt zu stellen. Der Antrag kann zudem die Vorlage einer Betriebserklärung, einer Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit, einen aktuellen Registerauszug oder entsprechende Verwendungs­nachweise erfordern.

Finanzlage dokumentieren

Um die Unternehmens­prozesse erfolgreich planen, kontrollieren und steuern zu können ist es entscheidend, sämtliche finanziellen Vorgänge zu dokumentieren und auszuwerten. Die Buchführung gilt dabei als Kernstück des sogenannten betrieblichen Rechnungs­wesens und dient dazu, den Unternehmenserfolg zu ermitteln. Dies geschieht durch die Erfassung von Aufwendungen und Erträgen einerseits sowie durch die Darstellung der Vermögens- und Finanzlage andererseits.

Die Zahlen aus der Buchführung bilden eine wichtige Entscheidungs­grundlage für Kreditgeber und die Finanzbehörden im Zuge der Ermittlung der Steuerlast. Zu den vielfältigen zu zahlenden Steuern gehören die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körper­schaftsteuer und die Einkommen­steuer.

Je nach Größe des Unternehmens und damit verbundener handels- und steuerrechtlicher Vorschriften wird unterschieden zwischen einfacher und doppelter Buchführung.

Einfache Buchführung

Die einfache Buchführung kommt für Freiberuflerinnen und Freiberufler, Einzel­unternehmen und Klein­gewerbetreibende in Frage. Betriebliche Einnahmen und Ausgaben werden in der sogenannten Einnahmen­überschuss­rechnung gegenübergestellt.

Unternehmen, die ihren Gewinn durch die Einnahmen­überschuss­rechnung ermitteln, sind verpflichtet ihre Daten mit amtlichem Vordruck elektronisch an die Finanzbehörde zu übermitteln.

Darüber hinaus können im Rahmen der einfachen Buchführung weitere Aufzeichnungen erforderlich sein, wie ein Überblick über Vermögen, Schulden (Inventar) und Abschreibungen über abnutzbare Anlagegüter. Die täglichen Kassen­einnahmen und -ausgaben sollten in einem Kassenbuch gesammelt und dokumentiert werden.

Doppelte Buchführung

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind grundsätzlich eingetragene Kaufleute, gewerbliche Unternehmen und Kapital­gesellschaften. Näheres hierzu regeln die Abgabenordnung und die Bestimmungen des Handels­gesetzbuches.

Die doppelte Buchführung dient als kaufmännische Buchführung der Erfolgsermittlung und geschieht in der Regel auf Jahresbasis. Dabei wird im Kontensystem nach den Grundsätzen einer ordnungs­gemäßen Buchfüh­rung zu jeder Buchung eine Gegenbuchung durchgeführt. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung ergeben zusammen den Jahresabschluss:

Bilanz
Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung über das Unternehmensvermögen (Aktiva) und Kapital bzw. Verbindlichkeiten (Passiva) zu einem bestimmten Stichtag. Aktiva und Passiva ergeben jeweils aufsummiert die gleiche Wertgesamtheit und bilden die Bilanzsumme. Voraussetzung zur Erstellung einer Bilanz ist die Durchführung einer Inventur, im Regelfall zum Ende eines jeden Geschäftsjahres. Der Aufbau und die Gliederung der Bilanz sind im Handelsgesetzbuch verankert.

Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gegenüber. Abschreibungen und Vermögenswerte müssen ebenfalls berücksichtigt werden, um den Periodengewinn oder -verlust des Unternehmens ermitteln zu können. Im Handelsgesetzbuch ist die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung festgelegt.

Aufbewahrungspflichten

Unternehmerinnen und Unternehmer sind verpflichtet, sämtliche besteuerungs­relevanten Unterlagen für die Außenprüfungen des Finanzamtes zehn Jahre lang aufzubewahren. Hierzu gehören beispielsweise Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Rechnungen oder Buchungsbelege.

Weitere aufbewahrungs­pflichtige Geschäftsunterlagen wie Handels- oder Geschäftsbriefe sind für sechs Jahre aufzubewahren.

Betriebs- bzw. Außenprüfungen

Die Außenprüfung ist ein Sachaufklärungs­verfahren der Finanzbehörden, bei dem die Besteuerungs­grundlagen durch das zuständige Finanzamt überprüft werden. Steuerpflichtige können dabei zufällig oder aufgrund bestimmter zutreffender Parameter wie etwa stark schwankender Gewinne zur Überprüfung ausgewählt werden. Das Finanzamt legt fest, auf welche Steuerarten, Besteuerungs­zeiträume und steuerliche Aspekte es die Buchführung des Unternehmens untersucht. Im Ergebnis können sich z.B. Steuerbescheide ändern. In der Abgabenordnung (AO) wird die Außenprüfung gesetzlich geregelt.

Je nach dem zu prüfenden Schwerpunkt können Außenprüfungen vom Finanzamt oder von den Hauptzollämtern durchgeführt werden. Zollamtliche Überwachung erfolgt zum Beispiel im Zusammenhang mit der Herstellung, dem Handel und der Ausfuhr von verbrauchsteuerpflichtigen Produkten.

Beratungen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle

Die Finanz- und Steuerpflichten sind vielseitig und können bei Nicht­beachtung für das Unternehmen erhebliche monetäre Folgen nach sich ziehen. Manche Unternehmerinnen und Unternehmer suchen daher Unterstützung bei Experten, wie den Steuer­berater­kammern oder entsprechend ausgerichteten Beratungs­firmen. Kleine und mittlere Unternehmen können sich solche betriebswirtschaftlichen Beratungen auch durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördern lassen. Der Antrag ist über die Antragsplattform des BAFA zu stellen.

Auskunft für statistische Zwecke

Neben den finanziellen Verpflichtungen müssen Unternehmen einen Beitrag für die amtliche Statistik leisten. Welche Daten für statistische Zwecke zur Verfügung gestellt werden müssen, ergibt sich aus dem jeweiligen Tätigkeits­schwerpunkt des Unternehmens. Die zuständigen Ansprechpartner sind die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Existenzgründerinnen und -gründer können sich in ihren ersten drei Betriebs­jahren auf Antrag von der Berichts­pflicht befreien lassen. Den Antrag müssen sie bei ihrem jeweiligen Statistischen Landesamt einreichen.

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