Einstellen von Beschäftigten

Befindet sich das Unternehmen im Wachstum, werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt. Neben den Bedingungen, die bei der Einstellung erfüllt werden müssen, bestehen während des Arbeits­verhältnisses laufende Pflichten, denen der Betrieb nachkommen muss.

Pflichten und Möglichkeiten bei der Einstellung von Beschäftigten
Anmeldung zur Lohnsteuer
Anmeldung zur Sozialversicherung
Überprüfung des Betriebes
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Betriebe haben die Möglichkeit, bei der Suche nach geeigneten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern von der Bundesagentur für Arbeit unterstützt zu werden. Diese kann entweder die Vermittlung von Arbeitssuchenden übernehmen oder die offenen Stellen in der Jobbörse veröffentlichen. Außerdem kann sie die Betriebe im Rahmen einer sogenannten Arbeitsmarktberatung über die verschiedenen Möglichkeiten der Besetzung von Ausbildungs- und Arbeitsstellen beraten. Hiervon können vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren.

Pflichten und Möglichkeiten bei der Einstellung von Beschäftigten

• Betriebsnummer beantragen
  Unternehmen benötigen für jeden ihrer Beschäftigungs­betriebe eine Betriebsnummer. Sie wird zur Meldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an die Sozial­versicherung benötigt. Die Betriebs­nummer ist ein Ordnungs­merkmal im Bereich der sozialen Sicherung und dient der Identifizierung des Beschäftigungs­betriebs. Sie wird erst erteilt, wenn tatsächlich eine Meldung an die Sozial­versicherungs­träger abgegeben werden muss. Die Betriebsnummer muss elektronisch beim Betriebs­nummern­service der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Hierfür stellt die Bundesagentur einen Online-Antrag zur Verfügung.

• Registrierung beim Elster-Online-Portal der Finanzverwaltung
  Elster-Online ist das Dienstleistungsportal der Finanz­verwaltung. Betriebe unterliegen der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von verschiedenen Steuerarten wie z.B. der Umsatzsteuer, Lohnsteuer etc. Für eine papierlose Abgabe (authentifizierte Übermittlung) ist eine kostenlose und einmalige Registrierung in Elster-Online notwendig. Mit dem Registrierungs­zertifikat kann die Steuererklärung ohne Unterschrift elektronisch versendet werden. Die authentifizierte Übermittlung wird auch von den meisten gewerblichen Software­produkten unterstützt. Zur Registrierung werden je nach Registrierungsart Nachweise wie die Steuer­identifikations­nummer, die Steuernummer des Unternehmens und optional der Personal­ausweis benötigt.
  

• Einstellung von Beschäftigten aus Drittstaaten außerhalb der EU
  Bürger eines sogenannten Drittstaats (Länder außerhalb der EU bzw. des europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz) benötigen eine Beschäftigungserlaubnis, um in Deutschland arbeiten zu dürfen. Der Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt wird vom Aufenthaltsgesetz und der Verordnung über die Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern (Beschäftigungsverordnung) geregelt. Zur Beantragung einer Beschäftigungserlaubnis ist zunächst der Aufenthaltsstatus der oder des angehenden Beschäftigten zu überprüfen. Bei der Agentur für Arbeit kann man mit Hilfe einer Vorabzustimmung die Erlaubnis anfragen. Hierbei muss eine Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und ggf. weitere Unterlagen abgegeben werden. Bei positiver Rückmeldung kann bei der zuständigen Ausländerbehörde die Beschäftigungserlaubnis beantragt werden. Neben dem Antrag müssen auch hier eine Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis sowie eine Kopie der Ausweisdokumente der oder des Betroffenen eingereicht werden.

• Ärztliche Untersuchungen
  Bei Jugendlichen unter 18 Jahren, die ein Beschäftigungsverhältnis beginnen möchten, ist eine ärztliche Untersuchung durch das Jugendarbeitsschutzgesetz vorgeschrieben. Für die erstmalige Beschäftigung Minder­jähriger ist beim Gewerbe­aufsichtsamt bzw. dem Amt für Arbeits­schutz oder dem Bürgeramt ein Antrag zur Ausstellung eines Untersuchungs­berechtigungs­scheins zu stellen. Eine Bescheinigung über die jeweiligen ärztlichen Unter­suchungen muss dem Betrieb vorgelegt werden.

• Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
  Personen, die gewerbsmäßig Umgang mit Lebensmitteln haben (gemäß § 43 Infektions­schutz­gesetz), müssen bei Erst­aufnahme der Tätigkeit die Teil­nahme an einer Belehrung nach­weisen. Die Belehrungen werden vom Gesund­heitsamt durchgeführt. Eine Anmeldung des oder der Beschäftigten hat beim Gesundheitsamt zu erfolgen.

• Eingliederungszuschuss beantragen
  Betriebe können zur Eingliederung von Beschäftigten, deren Vermittlung erschwert ist, einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt als Ausgleich einer geringeren Leistung der neuen Arbeitskraft erhalten. Dies kann z. B. der Fall bei Lang­zeitarbeits­losen, älteren Personen oder Menschen mit Behinderung sein. Der Eingliederungs­zuschuss ist vor der Einstellung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter zu beantragen. Bei Beendigung des bezuschussten Arbeits­verhältnisses ist dies der entsprechenden Stelle mitzuteilen.

• Einstellung von Menschen mit Behinderung

  Finanzielle Förderung durch das Integrationsamt
  Betriebe können sich beim technischen Beratungsdienst der Integrationsämter über Unterstützungs­möglichkeiten für schwerbehinderte Menschen beraten lassen. Zuschüsse können beispiels­weise für die Abgeltung einer außergewöhnlichen Belastung (z.B. wegen Minderleistung bzw. für besonderen Betreuungs­aufwand) oder für eine behinderten­gerechte Ausstattung des Arbeits- bzw. Ausbildungs­platzes sowie zur Schaffung eines neuen Arbeitsplatzes beantragt werden.

  Finanzielle Förderung durch die Agentur für Arbeit
  Der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit berät u.a. über Unterstützungs­möglichkeiten bei der Einstellung von behinderten Menschen. Als Zuschüsse können beispielsweise der Eingliederungs­zuschuss oder ein Zuschuss zur Ausbildungs­vergütung beantragt werden. Des Weiteren können die Weiterbildung von Beschäftigten, die Arbeitsaufnahme nach längerer Arbeitslosigkeit oder die Beschäftigung von geflüchteten Menschen durch die Agentur für Arbeit gefördert und bezuschusst werden.

• Ausgleichsabgabe und Beschäftigungspflicht
  Das Sozialgesetzbuch schreibt vor, dass Betriebe schwerbehinderte Menschen beschäftigen müssen. Diese Beschäftigungs­pflicht gilt für Betriebe, die jahres­durch­schnittlich über mindestens 20 Arbeitsplätze verfügen. Es sind mindestens fünf Prozent der Arbeits­plätze mit schwer­behinderten Beschäftigten zu besetzen. Wenn Betriebe diese Vorgabe nicht erfüllen, müssen sie eine Ausgleichs­abgabe an das Integrationsamt zahlen. Die Höhe dieser Abgabe ist abhängig von der regelmäßigen Beschäftigungs­quote. Betriebe können der Agentur für Arbeit freie Arbeitsplätze melden, die von Schwerbehinderten besetzt werden können. Auch hier vermittelt die Agentur für Arbeit. Von der Bundes­agentur für Arbeit werden Unterlagen zur Überprüfung der Beschäftigungs­pflicht für die Ausgleichs­abgabe bereitgestellt. Diese sind der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich oder online zu übermitteln. Die Berechnung der Ausgleichs­abgabe kann auch elektronisch mit Hilfe von IW-Elanerfolgen.
  
  

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Anmeldung zur Lohnsteuer

• Pauschaler Lohnsteuerabzug bei geringfügiger Beschäftigung
  Wenn geringfügig Beschäftigte einen Verdienst von maximal 450 Euro erhalten, kann ein Lohn­steuerabzug von pauschalen 2 Prozent gegenüber der Minijob-Zentrale gewählt werden. Mit dem pauschalen Steuersatz sind die Lohn- und etwaige Kirchen­steuer sowie der Solidaritäts­zuschlag abge­golten. Hierfür hat eine Anmeldung des oder der geringfügig Beschäftigten online zu erfolgen. Dem Finanzamt ist eine Mitteilung des Verzichts zur Lohn­steuer­voranmeldung zu übermitteln. Die Abführung der Beträge erfolgt direkt an die Minijob-Zentrale.

• Lohnsteuerabzugsmerkmale ermitteln
  Mit Hilfe des ELStAM-Verfahrens können die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Beschäftigten abgerufen werden. Hierfür benötigt der Betrieb Angaben des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, wie das Geburts­datum und die Steuer­identifikations­nummer. Der Betrieb ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohn­steuer der Beschäftigten in seinem Unternehmen einzubehalten und diese an das Finanzamt abzuführen.

• Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt
  Die einbehaltene Lohnsteuer der Beschäftigten ist durch die Lohn­steuer­anmeldung des Betriebes beim Finanzamt einzureichen. Erhalten die Beschäftigten zusätzlich zur Entlohnung Sach- oder Geld­zuwendungen, sind diese ebenfalls in der Lohn­steuer­anmeldung anzugeben. Für Sach- oder Geld­zuwendungen gibt es einen Frei­betrag und unter­schiedliche Bewertungs­maßstäbe, wie der pauschale Abzug bzw. Berechnungen nach dem Einkommen­steuergesetz.

  Die Übermittlung der Lohnsteuer­anmeldung erfolgt über Elster-Online an das Finanzamt. Hier ist die Summe der abzuführenden Lohn­steuer aller Beschäftigten des Betriebes anzugeben. Zur Abgabe der Lohn­steuer­voranmeldung sind Fristen einzuhalten. Die Abführung der Beträge erfolgt ebenfalls an das Finanzamt.
  
  

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Anmeldung zur Sozialversicherung

• Beratung zur Versicherungspflicht des Beschäftigten
  Unterstützung in der Statusfeststellung der Versicherungs­pflicht von Beschäftigten leistet die Clearing­stelle der Deutschen Renten­versicherung.

• Ermittlung des Tätigkeitsschlüssels
  Der Tätigkeitsschlüssel ist für jeden Beschäftigten bei der Bundesagentur für Arbeit zu ermitteln. Er ist Teil der Meldung zur Sozial­versicherung an die Krankenkasse. Der Tätigkeits­schlüssel enthält verschlüsselte Angaben zur Tätigkeit der Beschäftigten in Deutschland.

• Anmeldung von geringfügig Beschäftigten bei der Minijob-Zentrale
  Bei geringfügig Beschäftigten erfolgt eine Online-Anmeldung bei der Daten­annahmestelle der Minijob-Zentrale zur Abführung der Sozial­versicherungs­beiträge, die bei einer geringfügigen Beschäftigung anfallen; es sind Beiträge zur Renten- und Kranken­versicherung zu leisten. Der Betrieb hat sich bei der Daten­annahmestelle der Minijob-Zentrale anzumelden; hierfür werden die Betriebs­nummer, die Mitglieds­nummer des Unfall­versicherungs­trägers und der Beitrags­gruppen­schlüssel des Betriebes sowie die Mitglieds­bescheinigung und weitere Angaben des Arbeitnehmers und der Arbeitnehmerin benötigt.

• Anmeldung bei Datenannahmestellen der Krankenkassen
  Die Übermittlung der Daten der sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wie Auszubildende, Beschäftigte im Übergangsbereich oder sozial­versicherungs­pflichtig Beschäftigte zur Sozial­versicherung hat online über zentrale Daten­annahme­stellen der Kranken­kassen zu erfolgen. Je nach Beschäftigungsart können die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeits­losen­versicherung variieren. Der Betrieb hat sich bei der zuständigen Daten­annahme­stelle des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin anzumelden; hierfür werden die Betriebs­nummer, die Mitglieds­nummer des Unfall­versicherungs­trägers und der Beitrags­gruppen­schlüssel des Betriebes sowie die Mitglieds­bescheinigung und weitere Angaben des Arbeit­nehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt. Die Meldungen über die abzuführenden Sozial­versicherungs­beiträge der Beschäftigten dürfen nur aus maschinell geführten Lohn- und Gehalts­abrechnungs­programmen oder mittels zugelassener Ausfüllhilfen erzeugt werden. Die ermittelten Beiträge zur Sozial­versicherung sind an die zuständigen Kranken­kassen abzuführen. Die Kranken­kassen verteilen die Sozial­versicherungs­beiträge beispielsweise an die Renten­versicherung oder die Agentur für Arbeit.

• Besonderheiten der Altersvorsorge bei verkammerten Berufen
  Werden Beschäftigte in bestimmten verkammerten Berufen (z. B. Ärztinnen und Ärzte, Apothekerinnen und Apotheker, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Steuerberaterinnen und Steuerberater) eingestellt, ist die Entrichtung der Beiträge zur Alters­vorsorge in der berufs­ständischen Versorgungs­einrichtung vorgeschrieben. Wer auf diese Weise pflicht­versichert wird, ist zugleich von der gesetzlichen Renten­versicherungs­pflicht befreit. Eine elektronische Anmeldung der Beschäftigten in der Daten­annahme­stelle der berufs­ständischen Versorgungs­einrichtung (DASBV) ist dabei notwendig. Der Betrieb benötigt hierfür die Betriebs­nummer, die Mit­glieds­nummer des Unfall­versicherungs­trägers und den Beitrags­gruppen­schlüssel. Zur Anmeldung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt der Betrieb den Sozial­versicherungs­ausweis sowie weitere Angaben. Die berufsständische Versorgungs­einrichtung benötigt Informationen über die Beschäftigung und das beitrags­pflichtige Brutto­arbeits­entgelt der Beschäftigten. Die daraus ermittelten Renten­beiträge sind an die berufsständische Versorgungseinrichtung zu entrichten.

• Unfallversicherungsbeiträge
  Einmal jährlich sind die Beiträge für den Unfall­versicherungs­träger abzuführen. In der Regel handelt es sich bei dem Unfall­versicherungs­träger um die zuständige Berufs­genossenschaft. Hierfür werden die Lohn­nach­weise der Beschäftigten benötigt.
  
  

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Überprüfung des Betriebes

• Betriebsprüfung der Lohn- und Gehaltsunterlagen durch die Deutsche Rentenversicherung
  Die Deutsche Rentenversicherung kann die Einsicht von Lohn- und Gehalts­unterlagen im Rahmen von Betriebs­prüfungen verlangen.

• Betriebsprüfung der Zuordnung der Arbeitsentgelte zur Gefahrtarifstelle
  Der zuständige Unfall­versicherungs­träger kann Prüfungen vornehmen, wenn Anhaltspunkte vorliegen, dass der Betrieb Arbeitsentgelte nicht oder nicht zur richtigen Gefahr­tarifstelle gemeldet hat. Die Gefahrklasse drückt das Gefährdungs­risiko für alle Unternehmen der jeweiligen Tarifstelle aus und bestimmt somit die Höhe des Beitrages an den Unfall­versicherungs­träger.
  

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