Stand: Oktober 2024
Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein
Die Tätigkeit in einem Verein kann sich auf vielfältige Weise gestalten. Die Anzahl und Art der Behördenkontakte hängen sowohl von der Stellung einer ehrenamtlich tätigen Person innerhalb des Vereins als auch von der Art und dem Ziel des Vereins ab. Die hier dargestellte Auflistung kann daher nur einen Auszug aus einigen Fallkonstellationen widerspiegeln.
Die ehrenamtliche Tätigkeit wird aus zwei Perspektiven betrachtet: Zum einen geht es um das Handeln innerhalb des Vereins. Hierunter fallen die Behördenkontakte, die mit der Gründung, der laufenden Verwaltung sowie dem Ausrichten besonderer Veranstaltungen zusammenhängen. Zum anderen geht es um die ehrenamtliche Tätigkeit an sich, die anerkannt werden kann und steuerliche Vorteile mit sich bringt.
Vereinsgründung
Eintragung in das Vereinsregister
Sonderfall Sportverein
Sonderfall Gründung einer Cannabis-Anbauvereinigung
Ausrichten von Veranstaltungen
Auflösung eines Vereins
Sonderfall Insolvenz
Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein
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Vereinsgründung
Laut den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist ein Verein:
• ein auf Dauer angelegter Zusammenschluss von Personen,
• unabhängig vom Wechsel der Mitglieder,
• zur Verwirklichung gemeinsamer Zwecke mit körperschaftlicher Verfassung.
Dabei gibt es verschiedene Formen von Vereinen, die sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und ideellen Zwecke unterscheiden. Die häufigste Gesellschaftsform in Deutschland ist der eingetragene Verein (e. V.), der durch die Eintragung in das Vereinsregister als juristische Person zählt und sich durch seine ideellen Zwecke auszeichnet.
Um einen Verein zu gründen, bedarf es einer konstituierenden Gründerversammlung mit mindestens sieben Gründungsmitgliedern.
Die Versammlung beschließt die Satzung des Vereins im sogenannten Gründungsakt und hält die Ergebnisse der Gründung in einem Gründungsprotokoll fest. Die Gründungsmitglieder unterschreiben das Gründungsprotokoll, das die Vereinbarung der Satzung und die Bestellung des Vorstands enthält. Die Satzung muss dabei die Mindestanforderungen an die Vereinssatzung nach §§ 56 und 57 BGB enthalten.
Nimmt der Verein am Bildungs- und Teilhabepaket des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) teil, entstehen dadurch weitere Behördenkontakte. Zunächst ist es ratsam, sich mit der jeweiligen Kommunalverwaltung oder dem Amt für Soziales in Verbindung zu setzen und sich über das Paket sowie einzelne Verfahrensschritte zu informieren. Diese Behörden regeln ebenfalls die finanzielle Abwicklung des Verfahrens.
Eintragung in das Vereinsregister
Vor der Eintragung in das Vereinsregister sollte darüber entschieden werden, ob die Gemeinnützigkeit beantragt werden soll. Dies bringt vor allem steuerliche Vorteile, wie einen ermäßigten Umsatzsteuersatz sowie körperschafts- und gewerbesteuerfreie Einnahmen. Zudem darf ein gemeinnütziger Verein Spendenbescheinigungen ausstellen. Hiermit gehen jedoch verschiedene Auflagen, wie eine erweiterte Buchführungspflicht oder Beschränkungen bei der Zuwendung an Mitglieder, einher. Generell müssen die Vorgaben des § 52 der Abgabenordnung (AO) erfüllt sein. Haben sich die Gründungsmitglieder für die Gemeinnützigkeit entschieden, muss die Einstufung als gemeinnützig beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Hierfür muss das Gründungsprotokoll und die Vereinssatzung vorgelegt werden. Nach der Einstufung als gemeinnütziger Verein prüft das Finanzamt regelmäßig, ob die Gemeinnützigkeit weiterhin gegeben ist.
Für die Eintragung in das Vereinsregister müssen die relevanten Dokumente (Satzung, Gründungsprotokoll, Anmeldeschreiben) von einem Notar beglaubigt werden. Danach kann der Verein beim zuständigen Amtsgericht in das Vereinsregister eingetragen werden, um Rechtsfähigkeit zu erlangen. Hierfür sind die Satzung und das beglaubigte Gründungsprotokoll vorzulegen. Eventuell wird dieser Schritt vom Notar vorgenommen.
Im Vereinsregister werden der Name, Sitz, Stand der Satzung des Vereins sowie Vorstandsmitglieder und ihre Vertretungsmacht hinterlegt. Änderungen in der Satzung oder der Besetzung der Vorstandsmitglieder sind entsprechend im Vereinsregister einzutragen.
Bei der Beglaubigung durch den Notar und der Eintragung in das Vereinsregister können Kosten anfallen.
Sonderfall Sportverein
Es ist empfehlenswert, die Mitglieder eines Sportvereins durch eine Gruppenunfallversicherung vor Unfällen im Rahmen der Vereinstätigkeit (zum Beispiel während Veranstaltungen) zu versichern. Zusätzlich hat der Verein die Möglichkeit, Zuschüsse aus der Kommune, dem Land oder von Sportverbänden (in den meisten Fällen handelt es sich um eingetragene Vereine) zu erhalten. Als Nachweis der Vereinstätigkeit werden von den Förderern neben Statistiken über Mitglieder sowie Lizenz- und Qualifikationsnachweisen von Übungsleitungen auch Verwendungsnachweise der Fördermittel gefordert.
Die Nutzung von Sportstätten wie Hallen oder Sportplätzen muss mit der Kommunalverwaltung abgestimmt werden, die über die Vergabe von Nutzungsrechten und -zeiten entscheidet.
Sonderfall Gründung einer Cannabis-Anbauvereinigung
Wer in Deutschland legal Cannabis anbauen möchte, kann dies seit dem 01.04.2024 tun.
Hierfür können Bürgerinnen und Bürger entweder privat bis zu drei Cannabispflanzen gleichzeitig zum eigenen Gebrauch heranziehen oder sie schließen sich mit Gleichgesinnten zu einem Anbauverein zusammen.
Für Gründung und Betrieb einer solchen Anbauvereinigung hat der Gesetzgeber strenge Grenzen gesetzt, die über das bloße Vereinsrecht hinausgehen.
Beantragung einer Erlaubnis zur gemeinschaftlichen Erzeugung und Abgabe von Cannabis
Nachdem sich ein Verein gegründet hat, muss dieser eine Erlaubnis zur gemeinschaftlichen Erzeugung und Abgabe von Cannabis bei den zuständigen Behörden beantragen. Die jeweils zuständige Behörde wird von den Bundesländern bestimmt, so ist zum Beispiel für Hessen das Regierungspräsidium Darmstadt zuständig. Die Lizenzen zum gemeinschaftlichen Anbau sind dabei limitiert und Behörden können die Erteilung weiterer Lizenzen auf dieser Grundlage verweigern.
Die Erlaubnis kann nur erteilt werden, wenn die charakterliche Zuverlässigkeit der Vereinsvorstandsmitglieder nachgewiesen werden kann. Hierzu müssen die polizeilichen Führungszeugnisse, sowie Auszüge aus dem Gewerbezentralregister aller Vorstandsmitglieder vorgelegt werden. Anbauvereinigungen dürfen höchstens 500 Mitglieder haben, die das 18. Lebensjahr vollendet und in Deutschland seit mindestens 6 Monaten ihren Wohnsitz oder Aufenthalt haben.
Außerdem müssen Anbauvereinigungen eine Mindestmitgliedschaft von drei Monaten in ihrer Satzung vorsehen. Anbauvereinigungen müssen zudem einen Mindestabstand von 200 Metern zu Schulen und anderen Kinder- und Jugendeinrichtungen sowie zu Spielplätzen einhalten.
Weiterhin muss eine Kopie der Vereinssatzung vorgelegt werden. Aus dieser muss hervorgehen, dass Cannabis nicht an Minderjährige abgeben wird. Hierbei empfiehlt es sich die Satzung notariell beglaubigen zu lassen.
Zuletzt muss der Nachweis der Eintragung ins Vereinsregister erbracht werden.
Sicherer Betrieb der Anbauvereinigung
Der Anbauort muss durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Alarmanlagen, Überwachungskameras, Zugangskontrollen) vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
Die Lagerung von Cannabisprodukten muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um Diebstahl und Missbrauch zu verhindern. Weiterhin muss detailliert Buch geführt werden, welche Mengen an Vereinsmitglieder abgegeben wurden, wie viel produziert wurde und wie zu viel produziertes oder qualitativ schlechtes Cannabis vernichtet wurde. Diese Angaben sind der zuständigen Landesbehörde einmal jährlich zuzusenden
Auch die THC-Grenze muss eingehalten werden. Mitglieder eines Anbauvereins erhalten höchstens 25 Gramm Cannabis pro Tag und höchstens 50 Gramm Cannabis pro Monat zum Eigenkonsum. Für Mitglieder, die das 18. Lebensjahr, aber noch nicht das 21. Lebensjahr vollendet haben (Heranwachsende), beträgt die monatliche Menge 30 Gramm Cannabis und darf einen THC-Gehalt von zehn Prozent nicht überschreiten.
Die Anbaupraktiken müssen den hygienischen Standards entsprechen und dürfen keine Gefährdung für die Gesundheit darstellen.
Die Mitarbeitenden des Vereins müssen in den sicheren Umgang mit Cannabisprodukten eingewiesen und regelmäßig geschult werden.
Der Verein soll Aufklärungskampagnen über den verantwortungsvollen Umgang mit Cannabis und die gesetzlichen Bestimmungen durchführen. Hierzu ist es notwendig, eine Person als Präventionsbeauftragte zu benennen. Diese muss regelmäßig fortgebildet werden.
Ausrichten von Veranstaltungen
Möchte der Verein ein Vereinsheim betreiben, so kann dieses gegebenenfalls bei der Kommunalverwaltung angemietet werden. Zusätzlich muss in einigen Fällen ein Gewerbeschein beziehungsweise eine Schanklizenz für das Ausschenken von alkoholischen Getränken beim zuständigen Gewerbe- oder Ordnungsamt beantragt werden. Ebenso muss der Veranstalter ein Gaststättengewerbe anmelden. Hierfür muss der Miet- oder Pachtvertrag und ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt werden.
Besondere Veranstaltungen, wie beispielsweise die Ausrichtung eines Sommerfestes oder eines Turnieres, müssen beim zuständigen Ordnungsamt angemeldet werden.
Neben dem Gesundheitsamt kann zur Gewährleistung der Lebensmittelhygiene zusätzlich das Veterinäramt beratend oder kontrollierend tätig werden, um einen korrekten Umgang mit Lebensmitteln sicher zu stellen. Die Überprüfung des Brandschutzes obliegt wiederum dem Ordnungsamt. Das Finanzamt ist ebenfalls involviert: Ihm muss die Veranstaltung bekannt gegeben sowie eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben offengelegt werden. Musikdarbietungen sind bei der GEMA anzumelden.
Auflösung eines Vereins
Bei der Auflösung eines Vereins müssen unterschiedliche Dinge beachtet werden. Der Beschluss, den bestehenden Verein auflösen zu wollen, muss gemäß § 41 BGB in einer Mitgliederversammlung gefasst werden.
Der Beschluss, den bestehenden Verein auflösen zu wollen, muss in einer Mitgliederversammlung gefasst werden. Dies erfolgt über eine Abstimmung der Mitglieder, bei der mindestens 75 % der Mitglieder für eine Auflösung stimmen müssen. Das Ergebnis der Abstimmung muss in einem Protokoll dokumentiert werden. Das Finanzamt und die zuständige Kommunalverwaltung müssen innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung über die Auflösung informiert werden.
Sofern die Abwicklung des Vermögens des Vereins bei Auflösung nicht in der Satzung festgelegt ist, steht nun die Liquidation des Vermögens an. Hierzu können sogenannte Liquidatoren von der Mitgliederversammlung bestimmt werden, die dann in das Vereinsregister beim Amtsgericht eingetragen werden müssen. Bei der Liquidation werden die laufenden Geschäfte des Vereins beendet. Dazu zählen das Kündigen von Verträgen, das Einholen von Forderungen sowie das Begleichen von Schulden. In der Regel wurde in der Satzung des Vereins festgehalten, wohin das Vermögen bei einer Auflösung fließen soll. Das Vermögen kann demnach beispielsweise unter Privatpersonen aufgeteilt werden oder (vor allem bei gemeinnützigen Vereinen) an öffentliche Stiftungen oder Anstalten fließen.
Ist die Liquidation beendet, muss die endgültige Löschung des Vereins angemeldet werden. Hierzu muss eine notariell beglaubigte Anmeldung dem Amtsgericht vorgelegt werden. Nach Ablauf des Sperrjahres nach § 51 BGB wird der Verein endgültig aus dem Vereinsregister gelöscht.
Sonderfall Insolvenz
Ist ein Insolvenzgrund objektiv erkennbar, muss ohne Verzögerung ein Insolvenzantrag beim zuständigen Amtsgericht gestellt werden. Zu den Insolvenzgründen gehören eine bestehende oder drohende Zahlungsunfähigkeit sowie eine Überschuldung. Wird der Insolvenzantrag verzögert, haftet der Vorstand gesamtschuldnerisch mit seinem privaten Vermögen.
Bei Beantragung der Insolvenz muss dem Amtsgericht eine Aufstellung der Schuldner- und Gläubigeransprüche sowie eine Übersicht über das Vereinsvermögen vorgelegt werden. Das Insolvenzverfahren gilt als abgeschlossen, wenn das gesamte Vereinsvermögen verteilt wurde. Daraufhin wird der Verein aufgelöst.
Wird das Verfahren auf Antrag des Schuldners eingestellt oder nach der Bestätigung eines Insolvenzplans, der den Fortbestand des Vereins vorsieht, aufgehoben, so kann die Mitgliederversammlung die Fortsetzung des Vereins beschließen.
Ehrenamtliche Tätigkeit im Verein
Die geleistete ehrenamtliche Arbeit kann beispielsweise durch eine entsprechende Ehrenamtskarte offiziell nachgewiesen werden. Das Verfahren zur Vergabe der Karte unterliegt länderspezifischen Regelungen. Die Zuständigkeit liegt jedoch in den meisten Fällen bei kommunalen Behörden oder den Landesministerien und muss dort beantragt werden.
Falls im Ehrenamt tätige Personen eine Aufwandsentschädigung erhalten, so ist diese bis zu einem Festbetrag von 3 000 Euro jährlich steuerfrei (zum Beispiel die Übungsleiterpauschale sowie die Ehrenamtspauschale). In der Steuererklärung können entsprechende Eintragungen gemacht werden – je nachdem ob die ehrenamtlich Tätigen Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen oder selbstständig sind. Bei Bezug von Arbeitslosengeld muss dem Arbeitsamt das Ehrenamt angezeigt werden. Ein Arbeitseinsatz von mehr als 15 Stunden pro Woche zählt als Nebentätigkeit und wirkt sich genauso auf die Höhe des Arbeitslosengeldes aus wie der Erhalt von Entschädigungen, die einen monatlichen Betrag von 200 Euro übersteigen.
Findet das Ehrenamt in der Jugendarbeit oder im Katastrophenschutz statt, ergeben sich zusätzliche Behördenkontakte. Gegebenenfalls müssen ehrenamtlich Tätige dem Verein vor Aufnahme der Tätigkeit ein erweitertes Führungszeugnis vorgelegt werden, welches beim zuständigen Einwohnermeldeamt beantragt werden kann. Beide Arbeitsfelder werden zudem gesondert gefördert.
Liegt die ehrenamtliche Tätigkeit im öffentlichen Interesse, muss der Arbeitgeber den ehrenamtlich Tätigen für diese Zeit freistellen. Hierfür muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer beim Jugendamt bzw. bei der Katastrophenschutzbehörde einen Antrag auf Freistellung stellen. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall gesetzlich verpflichtet, das Arbeitsentgelt fortzuzahlen. Bei ehrenamtlichen Tätigkeiten für private Zwecke ist der Arbeitgeber hingegen nicht verpflichtet, den Arbeitnehmer freizustellen. Die durch den Ausfall verursachten Kosten werden durch den Aufgabenträger der ehrenamtlichen Tätigkeit dem Arbeitgeber auf Antrag bei der zuständigen Behörde erstattet.
Ehrenamtlich Tätige sind gesetzlich unfallversichert, wenn sie im Interesse der Allgemeinheit agieren. Dies gilt auch für Personen, die sich in Vereinen oder Verbänden im Auftrag oder mit Einwilligung von Kommunen ehrenamtlich engagieren.
