Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Unternehmen aufgegeben wird. Je nachdem, ob und inwieweit Personal involviert ist, unterscheiden sich die Behördengänge der Geschäftsinhaberinnen und -inhaber. Bei der Geschäftsaufgabe, beispielsweise aus Altersgründen, können viele Tätigkeiten gleichzeitig anfallen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden die einzelnen Aktivitäten nacheinander dargestellt.
Personalentlassungen
Wenn durch Geschäftsaufgabe Personalentlassungen anstehen und die Firma über einen Betriebsrat verfügt, muss dieser angehört und schriftlich über die Kündigungen informiert werden. Bei größeren Betrieben wird eventuell gemeinsam mit dem Betriebsrat ein Sozialplan erstellt. Dieser enthält Vereinbarungen darüber, wie wirtschaftliche Nachteile für die Beschäftigten ausgeglichen oder gemildert werden können. Bei einer Klage gegen die Entlassungen vor dem Arbeitsgericht kann eine betriebsverfassungs- und personalvertretungsrechtliche Einigungsstelle nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) angerufen werden. Ihre Aufgabe ist es, Meinungsverschiedenheiten zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat bzw. Personalrat zu schlichten und gemeinsam mit dem Arbeitgeber einen Interessenausgleich zu erwirken.
Finanzamt
Sobald der Entschluss zur Betriebsaufgabe gefasst ist, sollte diese dem Finanzamt gemeldet werden. Dadurch können laufende Vorauszahlungen gestoppt und die Abwicklung fälliger Steuern vorgenommen werden. Hierunter fallen u. a. die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und gegebenenfalls die Gewerbesteuer. Der Gewinn aus der laufenden Geschäftstätigkeit und der Aufgabegewinn unterliegen der Einkommensteuer.
Abmeldung des Betriebes / Anzeige der Betriebsaufgabe
Es sollte rechtzeitig eine Liste bestehender Verträge mit Kündigungsfristen erstellt und die vertraglichen oder gesetzlichen Kündigungsfristen eingehalten werden. Dabei sollte die vorgeschriebene oder vereinbarte Form, wie zum Beispiel schriftlich oder per Einschreiben, beachtet werden. Mittlerweile können einige Abmeldungen online vorgenommen werden, z.B. GEMA, siehe weiterführende Links zur Lebenslage. Des Weiteren sollte die Abmeldung bei den Kammern und den Stadtwerken, die fristgerechte Kündigung des Gewerberaummietvertrages/Pachtvertrages und die Kündigung von Versicherungen, wie z. B. der Feuerschutzversicherung, erfolgen. Zusätzlich sind folgende weitere Behördengänge zu tätigen.
Bauamt
Wenn ein Betriebsgebäude im Rahmen der Geschäftsaufgabe abgerissen werden soll, so muss dies dem Bauamt angezeigt werden.
Handwerkskammer
Der Handwerksbetrieb muss die Handwerkskarte der Handwerkskammer zurückgeben.
Kfz-Zulassungsstelle
Bei der Zulassungsstelle müssen die Fahrzeuge des Firmenfuhrparks abgemeldet werden.
GEMA / Rundfunkbeitragsservice
Der Betrieb sollte rechtzeitig bei der GEMA bzw. beim ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice abgemeldet bzw. die Mitgliedschaft gekündigt werden.
Krankenkasse / Zusatzversorgungskasse
Die Geschäftsaufgabe muss zeitnah der Krankenkasse und eventuell der Zusatzversorgungskasse angezeigt werden.
Unfallversicherungsträger
Die Unfallversicherungsträger, das sind in der Regel die Berufsgenossenschaften, müssen ebenfalls über die Betriebsaufgabe informiert werden.
Deutsche Rentenversicherung
Bei Geschäftsaufgabe aus Altersgründen sollte die Deutsche Rentenversicherung über die Geschäftsaufgabe informiert. Die Altersrente sollte rechtzeitig, etwa drei Monate vor Rentenbeginn, beantragt werden.
Abmeldung von Beschäftigten
Bei der Abmeldung von Beschäftigen muss zwischen geringfügig Beschäftigten (Minijob) und Beschäftigten mit einem regulären Arbeitsvertrag unterschieden werden.
Geringfügig Beschäftigte
Beschäftigte, die einen Minijob ausüben, müssen vom Unternehmen bei der Minijob-Zentrale elektronisch abgemeldet werden.
Beschäftigte mit einem regulären Arbeitsvertrag
Beschäftigte mit einem regulären Arbeitsvertrag müssen zunächst bei der Bundesagentur für Arbeit mit ihrer Betriebsnummer und ihrem Tätigkeitsschlüssel abgemeldet werden. Wurden Zuschüsse bezogen, muss angezeigt werden, dass diese nicht mehr benötigt werden. Zuschüsse können beispielweise für die Beschäftigung schwerbehinderter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Langzeitarbeitsloser oder für die Beschäftigung zur beruflichen Eingliederung bezogen worden sein. Außerdem wird die Ausgleichsabgabe bei Nicht-Beschäftigung schwerbehinderter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gestoppt.
Neben der Abmeldung der Beschäftigten bei der Bundesagentur für Arbeit sind folgende weitere Abmeldungen durchzuführen:
Die Abmeldung der Beschäftigten erfolgt beim Unfallversicherungsträger unter Angabe der jeweiligen Mitgliedsnummer. In der Regel handelt es sich hierbei um die zuständige Berufsgenossenschaft.
Die Abmeldung der Beschäftigten beim Finanzamt bewirkt das Stoppen der Lohnsteuerabzüge.
Die elektronische Abmeldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erfolgt bei der Datenannahmestelle der Krankenkasse.
Abmeldung Gewerbeamt / Löschung Handelsregister
Der Gewerbebetrieb ist verpflichtet, die Geschäftsaufgabe beim kommunalen Gewerbeamt anzuzeigen und das Gewerbe abzumelden. War der Betrieb im Handelsregister eingetragen, muss eine Löschung des Registereintrags beim Amtsgericht erfolgen.
Beim Löschvorgang im Handelsregister wird zwischen Einzelunternehmen und Gesellschaften unterschieden.
Einzelunternehmen sind verpflichtet, beim Amtsgericht einen Antrag auf Löschung aus dem Handelsregister zu stellen.
Bei Gesellschaften muss beim Handelsregister die Auflösung einer Gesellschaft (Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, aber nicht Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)) angemeldet werden. Die Anmeldung der Auflösung einer Gesellschaft muss öffentlich und notariell beglaubigt unter Angabe des Auflösungsgrundes erfolgen. Bei Kapitalgesellschaften (AG, Europäische Aktiengesellschaft (SE), GmbH, KGaA, UG) muss zusätzlich die Auflösung des Unternehmens im Bundesanzeiger veröffentlicht werden.