Finanzlage dokumentieren
Um die Unternehmensprozesse erfolgreich planen, kontrollieren und steuern zu können ist es entscheidend, sämtliche finanziellen Vorgänge zu dokumentieren und auszuwerten. Die Buchführung gilt dabei als Kernstück des sogenannten betrieblichen Rechnungswesens und dient dazu, den Unternehmenserfolg zu ermitteln. Dies geschieht durch die Erfassung von Aufwendungen und Erträgen einerseits sowie durch die Darstellung der Vermögens- und Finanzlage andererseits.
Die Zahlen aus der Buchführung bilden eine wichtige Entscheidungsgrundlage für Kreditgeber und die Finanzbehörden im Zuge der Ermittlung der Steuerlast. Zu den vielfältigen zu zahlenden Steuern gehören die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und die Einkommensteuer.
Je nach Größe des Unternehmens und damit verbundener handels- und steuerrechtlicher Vorschriften wird unterschieden zwischen einfacher und doppelter Buchführung.
Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung kommt für Freiberuflerinnen und Freiberufler, Einzelunternehmen und Kleingewerbetreibende in Frage. Betriebliche Einnahmen und Ausgaben werden in der sogenannten Einnahmenüberschussrechnung gegenübergestellt.
Unternehmen, die ihren Gewinn durch die Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, sind verpflichtet ihre Daten mit amtlichem Vordruck elektronisch an die Finanzbehörde zu übermitteln.
Darüber hinaus können im Rahmen der einfachen Buchführung weitere Aufzeichnungen erforderlich sein, wie ein Überblick über Vermögen, Schulden (Inventar) und Abschreibungen über abnutzbare Anlagegüter. Die täglichen Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten in einem Kassenbuch gesammelt und dokumentiert werden.
Doppelte Buchführung
Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind grundsätzlich eingetragene Kaufleute, gewerbliche Unternehmen und Kapitalgesellschaften. Näheres hierzu regeln die Abgabenordnung und die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches.
Die doppelte Buchführung dient als kaufmännische Buchführung der Erfolgsermittlung und geschieht in der Regel auf Jahresbasis. Dabei wird im Kontensystem nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu jeder Buchung eine Gegenbuchung durchgeführt. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung ergeben zusammen den Jahresabschluss.
Bilanz
Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung über das Unternehmensvermögen (Aktiva) und Kapital bzw. Verbindlichkeiten (Passiva) zu einem bestimmten Stichtag. Aktiva und Passiva ergeben jeweils aufsummiert die gleiche Wertgesamtheit und bilden die Bilanzsumme. Voraussetzung zur Erstellung einer Bilanz ist die Durchführung einer Inventur, im Regelfall zum Ende eines jeden Geschäftsjahres. Der Aufbau und die Gliederung der Bilanz sind im Handelsgesetzbuch verankert.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gegenüber. Abschreibungen und Vermögenswerte müssen ebenfalls berücksichtigt werden, um den Periodengewinn oder -verlust des Unternehmens ermitteln zu können. Im Handelsgesetzbuch ist die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung festgelegt.
Aufbewahrungspflichten
Unternehmerinnen und Unternehmer sind verpflichtet, sämtliche besteuerungsrelevanten Unterlagen für die Außenprüfungen des Finanzamtes zehn Jahre lang aufzubewahren. Hierzu gehören beispielsweise Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Rechnungen oder Buchungsbelege.
Weitere aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen wie Handels- oder Geschäftsbriefe sind für sechs Jahre aufzubewahren.
Betriebs- bzw. Außenprüfungen
Die Außenprüfung ist ein Sachaufklärungsverfahren der Finanzbehörden, bei dem die Besteuerungsgrundlagen durch das zuständige Finanzamt überprüft werden. Steuerpflichtige können dabei zufällig oder aufgrund bestimmter zutreffender Parameter wie etwa stark schwankender Gewinne zur Überprüfung ausgewählt werden. Das Finanzamt legt fest, auf welche Steuerarten, Besteuerungszeiträume und steuerliche Aspekte es die Buchführung des Unternehmens untersucht. Im Ergebnis können sich z. B. Steuerbescheide ändern. In der Abgabenordnung (AO) wird die Außenprüfung gesetzlich geregelt.
Je nach dem zu prüfenden Schwerpunkt können Außenprüfungen vom Finanzamt oder von den Hauptzollämtern durchgeführt werden. Zollamtliche Überwachung erfolgt zum Beispiel im Zusammenhang mit der Herstellung, dem Handel und der Ausfuhr von verbrauchsteuerpflichtigen Produkten.
Beratungen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle
Die Finanz- und Steuerpflichten sind vielseitig und können bei Nichtbeachtung für das Unternehmen erhebliche monetäre Folgen nach sich ziehen. Manche Unternehmerinnen und Unternehmer suchen daher Unterstützung bei Experten, wie den Steuerberaterkammern oder entsprechend ausgerichteten Beratungsfirmen. Kleine und mittlere Unternehmen können sich solche betriebswirtschaftlichen Beratungen auch durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördern lassen. Der Antrag ist über die Antragsplattform des BAFA zu stellen.
Auskunft für statistische Zwecke
Neben den finanziellen Verpflichtungen müssen Unternehmen einen Beitrag für die amtliche Statistik leisten. Welche Daten für statistische Zwecke zur Verfügung gestellt werden müssen, ergibt sich aus dem jeweiligen Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens. Die zuständigen Ansprechpartner sind die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Existenzgründerinnen und -gründer können sich in ihren ersten drei Betriebsjahren auf Antrag von der Berichtspflicht befreien lassen. Den Antrag müssen sie bei ihrem jeweiligen Statistischen Landesamt einreichen.