Betriebe haben die Möglichkeit, sich bei der Suche nach geeigneten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern von der Bundesagentur für Arbeit unterstützen zu lassen. Diese kann entweder die Vermittlung von Arbeitssuchenden übernehmen oder die offenen Stellen in der Jobbörse veröffentlichen. Außerdem kann sie die Betriebe im Rahmen einer sogenannten Arbeitsmarktberatung über die verschiedenen Möglichkeiten der Besetzung von Ausbildungs- und Arbeitsstellen beraten. Hiervon profitieren vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
Pflichten und Möglichkeiten bei der Einstellung von Beschäftigten
Betriebsnummer beantragen
Unternehmen benötigen für jeden ihrer Beschäftigungsbetriebe eine Betriebsnummer. Sie wird zur Meldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an die Sozialversicherung benötigt. Die Betriebsnummer ist ein Ordnungsmerkmal im Bereich der sozialen Sicherung und dient der Identifizierung des Beschäftigungsbetriebs. Sie wird erst erteilt, wenn tatsächlich eine Meldung an die Sozialversicherungsträger abgegeben werden muss. Die Betriebsnummer muss elektronisch beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Hierfür stellt die Bundesagentur einen Online-Antrag zur Verfügung.
Registrierung beim Elster-Online-Portal der Finanzverwaltung
Elster-Online ist das Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung. Betriebe unterliegen der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von verschiedenen Steuerarten wie z. B. der Umsatzsteuer, Lohnsteuer etc. Für eine papierlose Abgabe (authentifizierte Übermittlung) ist eine kostenlose und einmalige Registrierung in Elster-Online notwendig. Mit dem Registrierungszertifikat kann die Steuererklärung ohne Unterschrift elektronisch versendet werden. Die authentifizierte Übermittlung wird auch von den meisten gewerblichen Softwareprodukten unterstützt. Zur Registrierung werden je nach Registrierungsart Nachweise wie die Steueridentifikationsnummer, die Steuernummer des Unternehmens und optional der Personalausweis benötigt.
Einstellung von Beschäftigten aus Drittstaaten außerhalb der EU
Bürger eines sogenannten Drittstaats (Länder außerhalb der EU bzw. des europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz) benötigen eine Beschäftigungserlaubnis, um in Deutschland arbeiten zu dürfen. Der Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt wird vom Aufenthaltsgesetz und der Verordnung über die Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern (Beschäftigungsverordnung) geregelt. Zur Beantragung einer Beschäftigungserlaubnis ist zunächst der Aufenthaltsstatus der oder des angehenden Beschäftigten zu überprüfen. Bei der Agentur für Arbeit kann man mit Hilfe einer Vorabzustimmung die Erlaubnis anfragen. Hierbei muss eine Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und ggf. weitere Unterlagen abgegeben werden. Bei positiver Rückmeldung kann bei der zuständigen Ausländerbehörde die Beschäftigungserlaubnis beantragt werden. Neben dem Antrag müssen auch hier eine Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis sowie eine Kopie der Ausweisdokumente der oder des Betroffenen eingereicht werden.
Ärztliche Untersuchungen
Bei Jugendlichen unter 18 Jahren, die ein Beschäftigungsverhältnis beginnen möchten, ist eine ärztliche Untersuchung durch das Jugendarbeitsschutzgesetz vorgeschrieben. Für die erstmalige Beschäftigung Minderjähriger ist beim Gewerbeaufsichtsamt bzw. dem Amt für Arbeitsschutz oder dem Bürgeramt ein Antrag zur Ausstellung eines Untersuchungsberechtigungsscheins zu stellen. Eine Bescheinigung über die jeweiligen ärztlichen Untersuchungen muss dem Betrieb vorgelegt werden.
Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
Personen, die gewerbsmäßig Umgang mit Lebensmitteln haben (gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz), müssen bei Erstaufnahme der Tätigkeit die Teilnahme an einer Belehrung nachweisen. Die Belehrungen werden vom Gesundheitsamt durchgeführt. Eine Anmeldung des oder der Beschäftigten hat beim Gesundheitsamt zu erfolgen.
Eingliederungszuschuss beantragen
Betriebe können zur Eingliederung von Beschäftigten, deren Vermittlung erschwert ist, einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt als Ausgleich einer geringeren Leistung der neuen Arbeitskraft erhalten. Dies kann z. B. der Fall bei Langzeitarbeitslosen, älteren Personen oder Menschen mit Behinderung sein. Der Eingliederungszuschuss ist vor der Einstellung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter zu beantragen. Bei Beendigung des bezuschussten Arbeitsverhältnisses ist dies der entsprechenden Stelle mitzuteilen.
Einstellung von Menschen mit Behinderung
- Finanzielle Förderung durch das Integrationsamt: Betriebe können sich beim technischen Beratungsdienst der Integrationsämter über Unterstützungsmöglichkeiten für schwerbehinderte Menschen beraten lassen. Zuschüsse können beispielsweise für die Abgeltung einer außergewöhnlichen Belastung (z. B. wegen Minderleistung bzw. für besonderen Betreuungsaufwand) oder für eine behindertengerechte Ausstattung des Arbeits- bzw. Ausbildungsplatzes sowie zur Schaffung eines neuen Arbeitsplatzes beantragt werden.
- Finanzielle Förderung durch die Agentur für Arbeit: Der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit berät u. a. über Unterstützungsmöglichkeiten bei der Einstellung von behinderten Menschen. Als Zuschüsse können beispielsweise der Eingliederungszuschuss oder ein Zuschuss zur Ausbildungsvergütung beantragt werden. Des Weiteren können die Weiterbildung von Beschäftigten, die Arbeitsaufnahme nach längerer Arbeitslosigkeit oder die Beschäftigung von geflüchteten Menschen durch die Agentur für Arbeit gefördert und bezuschusst werden.
- Ausgleichsabgabe und Beschäftigungspflicht: Das Sozialgesetzbuch schreibt vor, dass Betriebe schwerbehinderte Menschen beschäftigen müssen. Diese Beschäftigungspflicht gilt für Betriebe, die jahresdurchschnittlich über mindestens 20 Arbeitsplätze verfügen. Es sind mindestens fünf Prozent der Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Beschäftigten zu besetzen. Wenn Betriebe diese Vorgabe nicht erfüllen, müssen sie eine Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt zahlen. Die Höhe dieser Abgabe ist abhängig von der regelmäßigen Beschäftigungsquote. Betriebe können der Agentur für Arbeit freie Arbeitsplätze melden, die von Schwerbehinderten besetzt werden können. Auch hier vermittelt die Agentur für Arbeit. Von der Bundesagentur für Arbeit werden Unterlagen zur Überprüfung der Beschäftigungspflicht für die Ausgleichsabgabe bereitgestellt. Diese sind der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich oder online zu übermitteln. Die Berechnung der Ausgleichsabgabe kann auch elektronisch mit Hilfe von IW-Elan erfolgen.
Anmeldung zur Lohnsteuer
Pauschaler Lohnsteuerabzug bei geringfügiger Beschäftigung
Wenn geringfügig Beschäftigte einen Verdienst von maximal 556 Euro erhalten (seit 1. Januar 2025), kann ein Lohnsteuerabzug von pauschalen 2 Prozent gegenüber der Minijob-Zentrale gewählt werden. Mit dem pauschalen Steuersatz sind die Lohn- und etwaige Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag abgegolten. Hierfür hat eine Anmeldung des oder der geringfügig Beschäftigten online zu erfolgen. Dem Finanzamt ist eine Mitteilung des Verzichts zur Lohnsteuervoranmeldung zu übermitteln. Die Abführung der Beträge erfolgt direkt an die Minijob-Zentrale.
Lohnsteuerabzugsmerkmale ermitteln
Mit Hilfe des ELStAM-Verfahrens können die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Beschäftigten abgerufen werden. Hierfür benötigt der Betrieb Angaben des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, wie das Geburtsdatum und die Steueridentifikationsnummer. Der Betrieb ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohnsteuer der Beschäftigten in seinem Unternehmen einzubehalten und diese an das Finanzamt abzuführen.
Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt
Die einbehaltene Lohnsteuer der Beschäftigten ist durch die Lohnsteueranmeldung des Betriebes beim Finanzamt einzureichen. Erhalten die Beschäftigten zusätzlich zur Entlohnung Sach- oder Geldzuwendungen, sind diese ebenfalls in der Lohnsteueranmeldung anzugeben. Für Sach- oder Geldzuwendungen gibt es einen Freibetrag und unterschiedliche Bewertungsmaßstäbe, wie der pauschale Abzug bzw. Berechnungen nach dem Einkommensteuergesetz.
Die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung erfolgt über Elster-Online an das Finanzamt. Hier ist die Summe der abzuführenden Lohnsteuer aller Beschäftigten des Betriebes anzugeben. Zur Abgabe der Lohnsteuervoranmeldung sind Fristen einzuhalten. Die Abführung der Beträge erfolgt ebenfalls an das Finanzamt.
Anmeldung zur Sozialversicherung
Beratung zur Versicherungspflicht des Beschäftigten
Unterstützung in der Statusfeststellung der Versicherungspflicht von Beschäftigten leistet die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung.
Ermittlung des Tätigkeitsschlüssels
Der Tätigkeitsschlüssel ist für jeden Beschäftigten bei der Bundesagentur für Arbeit zu ermitteln. Er ist Teil der Meldung zur Sozialversicherung an die Krankenkasse. Der Tätigkeitsschlüssel enthält verschlüsselte Angaben zur Tätigkeit der Beschäftigten in Deutschland.
Anmeldung von geringfügig Beschäftigten bei der Minijob-Zentrale
Bei geringfügig Beschäftigten erfolgt eine Online-Anmeldung bei der Datenannahmestelle der Minijob-Zentrale zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, die bei einer geringfügigen Beschäftigung anfallen; es sind Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung zu leisten. Der Betrieb hat sich bei der Datenannahmestelle der Minijob-Zentrale anzumelden; hierfür werden die Betriebsnummer, die Mitgliedsnummer des Unfallversicherungsträgers und der Beitragsgruppenschlüssel des Betriebes sowie die Mitgliedsbescheinigung und weitere Angaben des Arbeitnehmers und der Arbeitnehmerin benötigt
Anmeldung bei Datenannahmestellen der Krankenkassen
Die Übermittlung der Daten der sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wie Auszubildende, Beschäftigte im Übergangsbereich oder sozialversicherungspflichtig Beschäftigte zur Sozialversicherung hat online über zentrale Datenannahmestellen der Krankenkassen zu erfolgen. Je nach Beschäftigungsart können die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung variieren. Der Betrieb hat sich bei der zuständigen Datenannahmestelle des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin anzumelden; hierfür werden die Betriebsnummer, die Unternehmensnummer und der Beitragsgruppenschlüssel des Betriebes sowie die Mitgliedsbescheinigung und weitere Angaben des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt.
Die regelmäßigen Meldungen über die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge der Beschäftigten werden an das zentrale SV-Meldeportal übermittelt Die ermittelten Beiträge zur Sozialversicherung sind dann an die zuständigen Krankenkassen abzuführen. Die Krankenkassen verteilen die Sozialversicherungsbeiträge beispielsweise an die Rentenversicherung oder die Agentur für Arbeit.
Besonderheiten der Altersvorsorge bei verkammerten Berufen
Werden Beschäftigte in bestimmten verkammerten Berufen (z. B. Ärztinnen und Ärzte, Apothekerinnen und Apotheker, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Steuerberaterinnen und Steuerberater) eingestellt, ist die Entrichtung der Beiträge zur Altersvorsorge in der berufsständischen Versorgungseinrichtung vorgeschrieben. Wer auf diese Weise pflichtversichert wird, ist zugleich von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreit. Eine elektronische Anmeldung der Beschäftigten in der Datenannahmestelle der berufsständischen Versorgungseinrichtung (DASBV) ist dabei notwendig. Der Betrieb benötigt hierfür die Betriebsnummerund den Beitragsgruppenschlüssel. Zur Anmeldung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt der Betrieb den Sozialversicherungsausweis sowie weitere Angaben. Die berufsständische Versorgungseinrichtung benötigt Informationen über die Beschäftigung und das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt der Beschäftigten. Die daraus ermittelten Rentenbeiträge sind an die berufsständische Versorgungseinrichtung zu entrichten.
Unfallversicherungsbeiträge
Einmal jährlich sind die Beiträge für den Unfallversicherungsträger abzuführen. In der Regel handelt es sich bei dem Unfallversicherungsträger um die zuständige Berufsgenossenschaft. Hierfür werden die Lohnnachweise der Beschäftigten benötigt.
Überprüfung des Betriebes
Betriebsprüfung der Lohn- und Gehaltsunterlagen durch die Deutsche Rentenversicherung
Die Deutsche Rentenversicherung kann die Einsicht von Lohn- und Gehaltsunterlagen im Rahmen von Betriebsprüfungen verlangen.
Betriebsprüfung der Zuordnung der Arbeitsentgelte zur Gefahrtarifstelle
Der zuständige Unfallversicherungsträger kann Prüfungen vornehmen, wenn Anhaltspunkte vorliegen, dass der Betrieb Arbeitsentgelte nicht oder nicht zur richtigen Gefahrtarifstelle gemeldet hat. Die Gefahrklasse drückt das Gefährdungsrisiko für alle Unternehmen der jeweiligen Tarifstelle aus und bestimmt somit die Höhe des Beitrages an den Unfallversicherungsträger.